不知道有多少雇主有想过为员工安排过职业生涯规划,在企业发展的同时开发员工的多种能力、特长,更有效的运用人力资源,“工作轮调”是其中一种考察员工的工具。简单来说工作轮调就是在某个时间内将员工或管理人员担任不同工作,可以是职位、甚至是跨部门的轮调,工作轮调对企业、员工都有不少好处,然而也有一些副作用,那到底什么情况下适合进行轮调,尽量减少带来的副作用。
为什么要做职涯规划?让员工专注工作不好吗?
可能不少管理人员都忽略了为员工做职涯规划,将员工作为一个“工作机器”,机械化的重复同样的工作,做了几年后也会产生疲惫感。一个好的管理人员会让员工了解工作的目的,了解工作的“价值”,员工拿的工资能体现他的价值吗?并不能,当面试官在面试一名年轻员工的时候,用上一份工作的职位或工资并不能成功吸引面试官的注意,当员工说出自己在上一份工作亲自执行的工作范畴,并为公司带来好处、收益,这才是真正体现出一名员工价值的地方。
工作轮调的用意是让员工尝试更多不同类型的工作,特别是一些年轻的员工缺乏工作经验,从而透过轮调来考察员工的各方面表现,以便安排最合适的工作。在不少公司,特别是大企业,一名员工可能做了好几年都是同一个工作,大企业讲究系统化管理、分工,将工作细分后交由员工独立完成,这样员工能学到的技巧和知识十分有限,如果说换到另一家公司,就要重新从零开始学起了。
我的员工给调走了,谁来完成他的任务?
对于管理者来说,轮调可能会影响部门的工作流程进度,导致管理人员要重新安排。在制度化下的轮调可以分为两种:
非计划性轮调
这种情况并不多见,进行非计划性的轮调可能是因为某部门突然出现人手紧缺的情况,内部临时调配人手来满足短期需求。最简单的例子就是在一家餐厅,高峰时间段人手不足,而老板又不想雇用临时工的情况下,就只好从厨房或服务生里抽一两个出来负责送货,等高峰期一过就恢复原样,这只能解决短期的问题,若想长期解决,还是要在高峰时段雇用几个临时工,毕竟调走员工会减少厨房和店面的效率。
计划性轮调
这是企业最常见的一张,公司会将轮调视为一种制度,周期性或有计划性的安排员工进行轮调,有些会提前一个月通知,让员工和部门主管提前做好准备并在轮调日前确保员工完成手上的任务,就算没法按时间完成,几天的推延也是可以接受的。
计划性的轮调的目的是让员工在部门内或跨部门转换工作,通过工作与各部门进行更好的沟通,从不同的角度学习公司的文化,在有些公司这种轮调制度被视为是一种培养“接班人”的方法,例如实施“轮调优先”的做法,当要选择员工进行升迁时优先选择有参与、参与次数较多或参与轮调的反馈较好的员工。作为管理人员要具备管理技巧和良好的人际沟通能力,从轮调中公司便能很好的考察员工的这一点,同时让员工更熟悉企业的运作,以保在公司关键职位变动时有一个“后备人选”能顶上,减少对公司造成损失的风险。
经常也能够看到有公司招收培训生“Trainee”,这种也是引进新人储备人才的好方法,对于这些刚毕业、刚进入社会的年轻人,缺乏实践技巧以及工作经验,就像是一张白纸,作为领导也很难一时决定委派在哪一个岗位,哪一个岗位最适合他,便可以运用轮调这种方式。
轮调确实是具有一定的副作用,轮调的员工需要在工作前进行许多培训,可能会拖慢工作进度,培训也会花费公司一部分额外成本。设立HR部门,由HR部门来设计一系列的训练或轮调计划是能够有助较少这些副作用。
让工作轮调成为公司的一种文化
很多时候新入职的员工会不适应工作轮调这种模式,因为看起来轮调是在员工能力欠佳的时候才会进行的,“试想想一个工作能力强的员工,经理怎么会舍得把他扔到别的部门?”
公司不仅要形成一套工作轮调的制度,还要高效,不要“为了轮调而轮调”。当轮调成了一种制度,很多员工可能会因为公司的要求、或别的员工都有轮调到别的部门而进行轮调,这不应成为一种“规例”,员工可以通过经理的批准后自行要求进行轮调,或由经理的推荐来进行,也会有员工只愿专注于目前的工作中,自然也可以拒绝。
麦当劳的轮调系统
众所周知麦当劳是世界上最大的连锁快餐集团,全职员工只占了全体员工的十分之一,为了维持领先的位置,公司要维持培养高质量的员工和保留足够的员工数量。在培养人才方面,麦当劳有一套成为SOC的系统(Station Observation Checklist,工作站观察检查表),依每个工作站(例如厨房分为汉堡区、薯条区和炸鸡区三个工作站)的分工和工作流程步骤,制作不同检核表,每一个不同的食材要烹饪多少秒、炸薯条的油温要多少、中心温度要多少才能算熟了等等,以此来维持产品统一质量。
麦当劳借着这一套完整的SOC系统,能够轻松的对员工进行职前培训,员工在学习新工作的时候跟着指引就能比较容易上手和减少出错。也是这样,麦当劳便容易安排员工的岗位,也容易进行“工作轮调”。
培训员工的时间减少代表安排员工学习新技巧的成本降低,因此麦当劳鼓励员工发展多元专长,让工作内容更弹性和丰富,不用一味的机械式进行同一个类型的工作,这样会容易对工作产生枯燥,从而降低效率,甚至提高员工离职的机率。
作为顾客你的可能会发现,麦当劳的员工并不会一整天担任同一个岗位,兼职员工一天上班通常会轮调三至五个工作站,负责点餐的员工就算再热情也很难一天到晚都维持亲切微笑。在餐厅不同的时段也会对员工进行临时轮调,让一些新入职的员工尝试不同的工作,而到了高峰时段当运作程序出现了问题(出餐速度变慢),当值的管理人员就要立刻发现问题的源点并调整员工的工作站以维持效率,在培训员工的同时维持餐厅的质量是很重要的。
还有一个潜在的问题
增加成本,影响工作效率 / 进度这些副作用都只是表面的问题,提前做好规划,通过HR部门规划、设计轮调计划等方式可以有助减少。但是轮调制度中,员工的心理和能力是企业难以控制的,很有可能会成为“负作用”。
工作轮调的期间可能是只有短短一两个月,对于轮调的员工来说,在短时间内学习新的技巧是有限的,工作能力也一定不如一些老员工高,可能会产生一些挫败感,但这可以当做是对员工的一种磨练。不过也正是这样,部门委派给轮调员工的工作基本上都不会十分复杂,员工能学习到的技巧和知识有限,在尝试解决问题的时候也很难以长远的方式思考,员工可能会想在轮调期后便不在这个部门工作,因此在考虑解决方法时只会考虑眼前、短期性的结果,然而短期问题是解决了,但是对于长远来说问题依然存在。
工作轮调是对员工职业生涯发展的一种规划,也是绩效考察的一种方法,员工在自我发展的时候最需要的是前人的知识和经验,这些是最宝贵的,无论是知识还是人才,在企业中出现断层是老板最不愿意看到的,这正是工作轮调存在的意义所在。
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