什么是“董事会秘书”？

秘书（Secretary）这一职位十分常见，大多指的是老板或经理身边的私人助理，负责处理日常的行政文书工作，但“董事会秘书”这一职位却相差甚远。根据《香港公司条例》第622章的规定，在香港注册的公司必须设有“”公司秘书（Company Secretary）”这一职位，而在“港交所”上市的公司则必须聘用至少一名合资格的“公司秘书”（该职位在中国内地则称为“董事会秘书”，简称为“董秘”，亦有公司称为治理长）。担任这一职位还要具有特定的资格认证及强大的个人能力；除了被作为公司上市的必要条件之一，其工作职责以及条件资格等等，都于高级管理人员无异。

公司秘书的制度起源于英国，一开始指的是文书人员，在1948年正式写入《公司法》将公司秘书定位为公司的高级人员。在经历金融海啸后，许多国家逐渐开始重视公司秘书制度，目前设有公司秘书制度的大多为英美法系的国家地区，亦包括中国、香港、新加坡等。

“董秘”的工作职责是什么？

“董秘”的主要职责是向董事会提供有关符合上市规则、公司条例及企业管治的意见。当公司处理一些常见的收购合并、配股、发行认股证权证或一些复杂的交易，条款、规条、形式或上市公司规例也需要花较多时间去研究，甚至要找一些外聘团体协助，但这些团体亦可能只发挥某一方面的帮助，因此公司秘书这一角色便显得十分重要。

在香港，非上市公司的公司秘书可以是机构（法人），但上市公司秘书则必须是自然人，上市的公司则必须聘用至少一名合资格的“公司秘书”。因此一家公司可能会同时存在多于一名公司秘书，可是只有一名“挂名公司秘书 (Named Company Secretary)”，他需要为公司的年度报告负责，年度报告可能并非完全由他制作，但需要由他来承担其法律责任。

有一项针对世界各国超过300位公司秘书的调查发现，有超过68%的公司秘书拥有法律背景，而拥有金融、会计或商业背景为36%。许多上市公司的公司秘书都是由财务总监或执行董事兼任，或由法务主管、公司律师来担任也是十分常见的。

是“董事会秘书”，不是“董事长秘书”

和董事长秘书的区别是，董事会秘书的责任对象并不是个人，而是公司以及整个董事会。“董秘”要负责公司上下的一切事务，小至人事管理、账目管理，大至董事会以及股东会议的筹办、转换董事、制作公司年度报告、甚至到公司清盘也都需要他来负责，董事会秘书要确保董事局以及管理阶层的利益申报和披露符合法律法规，像董事会提出公司管治的手法等等。

“董秘”的核心职责 ：

• 公司秘书的日常职责极为广泛，从管理人力资源、管理公司账目和注册登记的行政职责，到为董事会成员提供专业意见，以确保公司遵守了相关法律法规，或董事会成员实行了良好的公司管治等。

“董秘”的一般职责：

• 协调公司账目、报告的制作、发布和分发
• 代表公司及股东与与监管机构和证券交易所进行沟通
• 确保公司遵守相关法律法规，组织并协助举行董事会议并协助举行董事会议和股东大会
• 关注公司治理方面的最佳实践和最新进展，以便为董事会成员提供建议

如何成为“董事会秘书”？

要成为一位董事会秘书可不是那么容易的，首先必须要持有香港特许秘书公会（HKICS）颁发的“特许秘书（Chartered Secretary）国际认可资格”，而要获得这项资格首先要成为公会的学员，成为学员首先要获得认可的大学学位或专业资格，或公会认可的相关文凭。

成为学员后便是通过国际专业知识评审考试（IQS），这项全球通用的专业资格考试科目涵盖了公司管治、公司行政、公司秘书实务、公司法、会计、税务和管理方面总共8个科目；或者参与公会与三家香港本地院校合办的公司治理硕士课程，便可以成为HKICS和ICSA的毕业学员。

成为毕业学员后，累计相关工作经验，并拥有良好个人品格的学员，便可以在香港成为具国际认可专业资格的特许秘书（FCIS, FCS – 特许秘书及行政人员公会资深会士）

流程图：

拥有学位 / 拥有专业资格

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完成合办课程 / 通过IQS考试

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成为“毕业学员”

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考试之前、期间或完成之后获得3~6年的相关工作经验

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成为“会士（ACIS ACS）”

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获得8年高级职位工作经验成为“资深会士（FCIS FCS）”

可见，成为一名资深会士并不容易，前后最起码也要花费十多年的时间，并非一家公司能够在一两年内培养出来的，也正因为特许秘书得来不易，公司想要通过内部培训是十分困难的，更别说对公司秘书还有一定“要求”了。

随着中资企业来港上市，同时也对拥有中国大陆（PRC）背景公司秘书的需求越来越大，目前香港的中资上市公司有超过1000家，近一半的数量属于中资企业，可见对有PRC背景的人才的需求有多大。不仅仅在语言方面便于与管理人员、董事会沟通，熟悉国内的市场、背景，更有助为企业提供管治策略以及解决方案，与员工进行沟通。

正是越来越多公司对“公司秘书”这一职位的重视，拥有PRC背景的公司秘书在香港是供不应求，截自2018年中，全香港仅有不足50位，几乎是每20家公司争抢一位，因此不少企业都会透过猎头等外部招聘渠道来进行寻访，选择有经验、拥有国内和香港寻访经验的猎头能更高效的为公司招来有经验的人才。