什麼是「董事會秘書」？

秘書（Secretary）這一職位十分常見，大多指的是老闆或經理身邊的私人助理，負責處理日常的行政文書工作，但「董事會秘書」這一職位卻相差甚遠。根據《香港公司條例》第622章的規定，在香港註冊的公司必須設有「公司秘書（Company Secretary）」這一職位，而在「港交所」上市的公司則必須聘用至少一名合資格的「公司秘書」（該職位在中國內地則稱為「董事會秘書」，簡稱為「董秘」，亦有公司稱為治理長）。擔任這一職位還要具有特定的資格認證及強大的個人能力；除了被作為公司上市的必要條件之一，其工作職責以及條件資格等等，都於高級管理人員無異。

公司秘書的制度起源於英國，一開始指的是文書人員，在1948年正式寫入《公司法》將公司秘書定位為公司的高級人員。在經歷金融海嘯後，許多國家逐漸開始重視公司秘書制度，目前設有公司秘書制度的大多為英美法系的國家地區，亦包括中國、香港、新加坡等。

「董秘」的工作職責是什麼？

「董秘」的主要職責是向董事會提供有關符合上市規則、公司條例及企業管治的意見。當公司處理一些常見的收購合併、配股、發行認股證權證或一些複雜的交易，條款、規條、形式或上市公司規例也需要花較多時間去研究，甚至要找一些外聘團體協助，但這些團體亦可能只發揮某一方面的幫助，因此公司秘書這一角色便顯得十分重要。

在香港，非上市公司的公司秘書可以是機構（法人），但上市公司秘書則必須是自然人，上市的公司則必須聘用至少一名合資格的「公司秘書」。因此一家公司可能會同時存在多於一名公司秘書，可是只有一名「掛名公司秘書 (Named Company Secretary)」，他需要為公司的年度報告負責，年度報告可能並非完全由他製作，但需要由他來承擔其法律責任。

有一項針對世界各國超過300位公司秘書的調查發現，有超過68%的公司秘書擁有法律背景，而擁有金融、會計或商業背景為36%。許多上市公司的公司秘書都是由財務總監或執行董事兼任，或由法務主管、公司律師來擔任也是十分常見的。

是「董事會秘書」，不是「董事長秘書」

和董事長秘書的區別是，董事會秘書的責任對象並不是個人，而是公司以及整個董事會。「董秘」要負責公司上下的一切事務，小至人事管理、賬目管理，大至董事會以及股東會議的籌辦、轉換董事、製作公司年度報告、甚至到公司清盤也都需要他來負責，董事會秘書要確保董事局以及管理階層的利益申報和披露符合法律法規，像董事會提出公司管治的手法等等。

「董秘」的核心職責 ：

• 公司秘書的日常職責極為廣泛，從管理人力資源、管理公司賬目和註冊登記的行政職責，到為董事會成員提供專業意見，以確保公司遵守了相關法律法規，或董事會成員實行了良好的公司管治等。

「董秘」的一般職責：

• 協調公司賬目、報告的製作、發佈和分發
• 代表公司及股東與与監管機構和證券交易所進行溝通
• 確保公司遵守相關法律法規，組織並協助舉行董事會議並協助舉行董事會議和股東大會
• 關注公司治理方面的最佳實踐和最新進展，以便為董事會成員提供建議

如何成為「董事會秘書」？

要成為一位董事會秘書可不是那麼容易的，首先必須要持有香港特許秘書公會（HKICS）頒發的「特許秘書（Chartered Secretary）國際認可資格」，而要獲得這項資格首先要成為公會的學員，成為學員首先要獲得認可的大學學位或專業資格，或公會認可的相關文憑。

成為學員後便是通過國際專業知識評審考試（IQS），這項全球通用的專業資格考試科目涵蓋了公司管治、公司行政、公司秘書實務、公司法、會計、稅務和管理方面總共8個科目；或者參與公會與三家香港本地院校合辦的公司治理碩士課程，便可以成為HKICS和ICSA的畢業學員。

成為畢業學員後，累計相關工作經驗，並擁有良好個人品格的學員，便可以在香港成為具國際認可專業資格的特許秘書（FCIS, FCS – 特許秘書及行政人員公會資深會士）

流程圖：

擁有學位 / 擁有專業資格

↓

完成合辦課程 / 通過IQS考試

↓

成為「畢業學員」

↓

考試之前、期間或完成之後獲得3~6年的相關工作經驗

↓

成為「會士（ACIS ACS）」

↓

獲得8年高級職位工作經驗成為「資深會士（FCIS FCS）」

可見，成為一名資深會士並不容易，前後最起碼也要花費十多年的時間，並非一家公司能夠在一兩年內培養出來的，也正因為特許秘書得來不易，公司想要通過內部培訓是十分困難的，更別說對公司秘書還有一定「要求」了。

隨著中資企業來港上市，同時也對擁有中國大陸（PRC）背景公司秘書的需求越來越大，目前香港的中資上市公司有超過1000家，近一半的數量屬於中資企業，可見對有PRC背景的人才的需求有多大。不僅僅在語言方面便於與管理人員、董事會溝通，熟悉國內的市場、背景，更有助為企業提供管治策略以及解決方案，與員工進行溝通。

正是越來越多公司對「公司秘書」這一職位的重視，擁有PRC背景的公司秘書在香港是供不應求，截自2018年中，全香港僅有不足50位，幾乎是每20家公司爭搶一位，因此不少企業都會透過獵頭等外部招聘渠道來進行尋訪，選擇有經驗、擁有國內和香港尋訪經驗的獵頭能更高效的為公司招來有經驗的人才。