在香港这个高度重视个人隐私的地区，每年都有不少违反“（个人资料）私隐条例”的事件发生，其中有不乏侵犯员工私隐的案例，因此私隐条例用来保障员工的合理权益。根据香港个人资料私隐专员公署（PCPD）2016-17年年报，全年共接获1,741宗投诉个案，处理了16,035宗查询个案。

而作为雇主或HR部门，要了解私隐条例的，并按照条例来进行人力资源的招聘、行政工作，如果雇主没有准从规则进行，很有可能会引起劳务纠纷甚至被告上法庭。

“个人资料”指的是直接或间接与一名在世人士有关的任何资料，像是他/她的：

• 姓名
• 电话号码
• 居住地址
• 身分证号码
• 出生日期
• 账户资料，等等

私隐条例涵盖在HR的三种阶段：

招聘（新雇员）

雇主在进行新雇员招募的时候，通常会先制定一份职责说明书或求职者条件说明书，利用不同的方法收集个人资料，像填写职位申请表、请求职者应招聘广告递交申请、透过职业介绍所或猎头公司取得，或从早前进行的招聘活动所收集的数据来收取数据。

雇主在网上投放招聘广告，无论是求职者透过填写申请表还是透过电邮申请职位，雇主所进行的活动都涉及收集求职者的个人资料。如果雇主希望在招聘广告中隐藏身份，便不应该要求求职者提供个人资料（如个人简历），可透过职业介绍所接收求职者的个人资料，但介绍所的身份必须显示在招聘广告中。

有不少求职者在网络上寻找工作，经常会被对方要求交出身份证等个人信息，导致出现不少诈骗或盗用身份证信息的事件发生，除非求职者已经能确认被聘用。除非，雇主在招聘过程中提出了有条件聘任后，才可以收集相关的数据，同时该数据必须与职位的必备条件有直接的关系才可以。例如学历要求、身体素质的要求，有些还会要求求职者提交体检报告等。

案例A：

某餐厅打算雇用一位兼职员工，要求求职者提交身份证、电话号码、婚姻状况、银行户口等个人资料。
– 重点1：双方并未正式建立雇佣关系
– 重点2：提交的个人资料与甄选候选员工并没有直接关系
（X 错误做法，雇主须停止收集，并实时销毁已收集的资料。）

如果求职者最终没有成功受聘，雇主任可以保留落选者的个人资料但不超过2年，由落选日期起计算，时间到雇主必须销毁所有有关数据。除非雇主征得求职者的同意，或有具体理由有责任保留数据一段长时间。

在职职员（现职雇员）

在雇主向雇员收集个人资料时或之前，雇主应提供一份收集个人资料的声明，告知雇员数据的使用目的以及可能获转移该数据的人的类别。雇主可以为“雇佣目的”或“为履行规管雇主事务的法律规定”而向雇员收集额外的个人资料及其家属的个人资料。

另外，雇主亦可以在纪律处分程序、工作表现评核以及晋升策划过程中所收集的雇员数据，但只应使用于与该等过程直接有关的目的。

案例B：

有物业管理公司以擅离职守为由解雇两名雇员，该公司从隐蔽摄录机拍摄的影像中得知这两名雇员在当值期间，分别多次长时间在职员更衣室里逗留。
虽然公司解释安装隐蔽摄录机的目的是为保安原因，但调查后认为真正目的是监察雇员当值时的情况。
– 重点1：调查专员认为擅离职守的严重性，不足以支持公司要作出隐蔽式监察（严重侵犯私隐），缺乏充分理由，如刑事调查；
– 重点2：雇主没有在入口张贴明显的告示或提醒受影响人士，及其监察目的；
– 重点3：不应该在有较高隐私的地方安装闭路电视镜头，如休息室、更衣室。
（X 错误做法，雇主须停止隐蔽监察行为，并实时销毁已收集的记录。）

前雇员信息

雇主可以保留前雇员的个人资料不超过7年（由离职日期开始计算），雇主只需保留与前雇员有关及属于必须的数据。在前雇员明示及自愿同意前，雇主不应向第三者提供其工作表现的评价，或离职理由等，除非要求评价的第三者已经获得了有关雇员的同意。

案例C：

某员工因行为不当被雇主解雇，并签署了离职声明。其后雇主在未经同意的情况下，将包含了离职雇员的姓名及离职原因的离职声明张贴在店内。
– 重点1：公开前雇员的个人资料及离职原因
– 重点2：没有获取前雇员的明示及资源同意
（X 错误做法，雇主移除声明，日后不再公开前雇员的数据及离职声明。）

向求职者或雇员收集个人资料时应明确告知三点：

数据的使用目的

大部分雇主向雇员收集个人资料的目的是，发放薪酬和各种补偿福利及奖励、与雇员联络、填报报税表、评估雇员的训练及发展需要、策划晋升，以及管理由雇员供款及可从中受惠的退休计划或公积金计划。

如果是面对求职者，收集数据的目的是为了协助评选合适的求职者，以及就聘用事宜与求职者进行商讨及聘用邀请。

可能将数据转移给什么类别的人

数据的承转人一般为保险商、银行、医疗福利人员、职员公园以及强积金受托人等。除了法律规定须将资料转移予政府部门（如税务局）以外，雇主在收集数据时或之前，需要将可能会转移数据这一时告知有关的雇员。

数据属于必要或可自愿选择提供

雇主需要在填写数据的表格上清楚显示必要项目，以及如果没有提供某些数据，有关的事宜将不会获得进一步的处理。就像是员工用来申请假期的表格一样，雇员需要填写的是个人资料以及请假日期。

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