「協同管理」聽起來很陌生嗎?其實現在很多國家無論大小企業都流行協同管理,而香港亦開始有應用協同管理的公司了。如果你還不了解,快看這篇文章明白到底甚麼是協同管理,跟上世界發展。
「協同管理」的基本拆解
從文字上理解,協同管理代表兩個或多個組織共同管理一個完整的系統。把協同管理應用到公司層面,就是找不同範籌的公司共同協助完成一個項目。聽下去覺得不太有效吧?其實這個概念早在二零零四便由學者 Lars Carlsson 及 Fikret Berkes 提出,更寫了一整篇 ”Co-management: concepts and methodological implications” 的文章解釋。而它會受到各企業認可當然有其可取的地方,甚至可以應用在整個社會上,我們今天就探討工作上的協同管理。
協同管理是一種著重於功能,而非系統的管理方式。所以它會藉著不同公司提供不同功能去合作,而非一定要以同一間公司完成一個項目的系統性。而且,協同管理在於各個合作單位的溝通和制定,簡單來說就是分工合作。根據Lars Carlsson 及 Fikret Berkes,協同管理可以制定為六個步驟的規劃:
一. 重點確立社會的生態系統:要知道你的公司在市場或社會上的位置,而且有著甚麼功能,更要了解社會上有甚麼樣的公司及他們為社會提供的功能;
二. 規劃重要管理事項及需解決的問題:把所有要做的事都寫下來,歸納出一個管理程序;
三. 分晰問題解決過程需要的角色:針對整個項目過程中涉及的範籌,找出對應專業人士;
四. 分晰系統中跨組織、跨級別及跨地區的連繫:找出那些問題需要其他地區或其他公司的協助;
五. 評估提升人員及機構技能的需求:了解在提升技能時所需要的時間、空間的需要;
六. 規定改善訂立方針及解決問題的方法:以有條理的規定令計劃可持續發展。
兩大「協同管理」例子
第一種的「協同管理」較為大眾化,相信大家都有用過Google Drive。其實當兩個或以上的人在貢獻同一個項目,已經是「協同辦公」了。只要以更多功能的功具或軟件去做更多事情,便更進一步為「協同管理」。例如內地軟件泛微Weaver,同事可以再同一個平台管理工作、溝通、打卡等,運用管理平台令工作更清晰有效率。
第二種「協同管理」,常常聽到有人說Outsourced,只是外判那麼簡單嗎?其實聘請專業人士,甚至大部份有關人力資源的工作都可以外判。例如中小企業可能只有數十名員工,大部份都用於發展公司主要業務,那麼計算薪酬、找人才等的事情就可以外判了。以一個價錢去找專業人士用更快的時間完成所有人力資源時務,用較少的資源去換取更大的效益。這把繁複的事情交給專業人士去做,省下聘請人力資源員工的時間和金錢,專注業務發展。
那我們為甚麼需要「協同管理」?
數據整合
第一,利用一個「協同管理」的平台把公司的一點一滴都記錄下來,既清晰又快捷。在這個電子化的年代,能用一部電話一個軟件做好所有事情不是很方便嗎?例如員工打卡,到公司到掃描一下指摸,一個月來所有辦公時間就清清楚楚看到了,有些軟件還能做成列表,幫你計算時薪薪酬。又或者工作時要討論事情、有小事要讓大家知道,還在用電子郵件CC所有人嗎?利用平台的即時通訊又方便又有記錄,對工作非常有效率。
人力資源
第二,在安排人手時,專業人士做自己範籌的工作比非專業人士當然會省下很多時間。試想想很多中小企業老闆在剛開始員工不多時,都會自己兼任人力資源主任,為員工排更表、算薪酬等。但這些看似簡單的工作可以浪費很多時間,單單是看勞工法例和計算強積金已經可以用上幾天了。那如果把工作外判給人力資源公司呢?想到花費的金錢是用來賺取你發展業務的時間,就已經很化算了。
可持續發展
說到這裡,「協同管理」的目的就是令工作變成可持續發展。跨專業合作為各公司帶來不同的利潤,而整個市場各員工都在專注自己的專業。利用電子科技減低不確定性,準確預測及發展新技術和產品。公司最重要的是有效運用資源,把所有資源都轉化成最大效益,而節省下的資源應用在業務、技術創新,大大提升在市場的競爭力。
雖然概括來說「協同管理」的好處非常多,也會成為來年商業的新趨勢,但當中也有不少要留意的地方。例如選擇協同平台時要小心,一個差的平台可能會花費你更多時間去研究和了解,甚至令資料外洩。如果想要個能與你協同管理的公司,又有需要聘請專業人才,或者想了解更多有關人力資源外判的資訊,歡迎向我們查詢。
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