在香港這個高度重視個人隱私的地區,每年都有不少違反「(個人資料)私隱條例」的事件發生,其中有不乏侵犯員工私隱的案例,因此私隱條例用來保障員工的合理權益。根據香港個人資料私隱專員公署(PCPD)2016-17年年報,全年共接獲1,741宗投訴個案,處理了16,035宗查詢個案。
而作為僱主或HR部門,要了解私隱條例的,並按照條例來進行人力資源的招聘、行政工作,如果僱主沒有準從規則進行,很有可能會引起勞務糾紛甚至被告上法庭。
「個人資料」指的是直接或間接與一名在世人士有關的任何資料,像是他/她的:
- 姓名
- 電話號碼
- 居住地址
- 身分證號碼
- 出生日期
- 賬戶資料,等等
私隱條例涵蓋在HR的三種階段:
招聘(新僱員)
僱主在進行新僱員招募的時候,通常會先制定一份職責說明書或求職者條件說明書,利用不同的方法收集個人資料,像填寫職位申請表、請求職者應招聘廣告遞交申請、透過職業介紹所或獵頭公司取得,或從早前進行的招聘活動所收集的資料來收取資料。
僱主在網上投放招聘廣告,無論是求職者透過填寫申請表還是透過電郵申請職位,僱主所進行的活動都涉及收集求職者的個人資料。如果僱主希望在招聘廣告中隱藏身份,便不應該要求求職者提供個人資料(如個人簡歷),可透過職業介紹所接收求職者的個人資料,但介紹所的身份必須顯示在招聘廣告中。
有不少求職者在網絡上尋找工作,經常會被對方要求交出身份證等個人信息,導致出現不少詐騙或盜用身份證信息的事件發生,除非求職者已經能確認被聘用。除非,僱主在招聘過程中提出了有條件聘任後,才可以收集相關的資料,同時該資料必須與職位的必備條件有直接的關係才可以。例如學歷要求、身體素質的要求,有些還會要求求職者提交體檢報告等。
案例A:
某餐廳打算僱用一位兼職員工,要求求職者提交身份證、電話號碼、婚姻狀況、銀行戶口等個人資料。
– 重點1:雙方並未正式建立僱傭關係
– 重點2:提交的個人資料與甄選候選員工並沒有直接關係
(X 錯誤做法,僱主須停止收集,並即時銷毀已收集的資料。)
如果求職者最終沒有成功受聘,僱主任可以保留落選者的個人資料但不超過2年,由落選日期起計算,時間到僱主必須銷毀所有有關資料。除非僱主征得求職者的同意,或有具體理由有責任保留資料一段長時間。
在職職員(現職僱員)
在僱主向僱員收集個人資料時或之前,僱主應提供一份收集個人資料的聲明,告知僱員資料的使用目的以及可能獲轉移該資料的人的類別。僱主可以為「僱傭目的」或「為履行規管僱主事務的法律規定」而向僱員收集額外的個人資料及其家屬的個人資料。
另外,僱主亦可以在紀律處分程序、工作表現評核以及晉升策劃過程中所收集的僱員資料,但只應使用於與該等過程直接有關的目的。
案例B:
有物業管理公司以擅離職守為由解僱兩名僱員,該公司從隱蔽攝錄機拍攝的影像中得知這兩名僱員在當值期間,分別多次長時間在職員更衣室里逗留。
雖然公司解釋安裝隱蔽攝錄機的目的是為保安原因,但調查後認為真正目的是監察僱員當值時的情況。
– 重點1:調查專員認為擅離職守的嚴重性,不足以支持公司要作出隱蔽式監察(嚴重侵犯私隱),缺乏充分理由,如刑事調查;
– 重點2:僱主沒有在入口張貼明顯的告示或提醒受影響人士,及其監察目的;
– 重點3:不應該在有較高隱私的地方安裝閉路電視鏡頭,如休息室、更衣室。
(X 錯誤做法,僱主須停止隱蔽監察行為,並即時銷毀已收集的記錄。)
前僱員信息
僱主可以保留前僱員的個人資料不超過7年(由離職日期開始計算),僱主只需保留與前僱員有關及屬於必須的資料。在前僱員明示及自願同意前,僱主不應向第三者提供其工作表現的評價,或離職理由等,除非要求評價的第三者已經獲得了有關僱員的同意。
案例C:
某員工因行為不當被僱主解僱,並簽署了離職聲明。其後僱主在未經同意的情況下,將包含了離職僱員的姓名及離職原因的離職聲明張貼在店內。
– 重點1:公開前僱員的個人資料及離職原因
– 重點2:沒有獲取前僱員的明示及資源同意
(X 錯誤做法,僱主移除聲明,日後不再公開前僱員的資料及離職聲明。)
向求職者或僱員收集個人資料時應明確告知三點:
資料的使用目的
大部分僱主向僱員收集個人資料的目的是,發放薪酬和各種補償福利及獎勵、與僱員聯絡、填報報稅表、評估僱員的訓練及發展需要、策劃晉升,以及管理由僱員供款及可從中受惠的退休計劃或公積金計劃。
如果是面對求職者,收集資料的目的是為了協助評選合適的求職者,以及就聘用事宜與求職者進行商討及聘用邀請。
可能將資料轉移給什麼類別的人
資料的承轉人一般為保險商、銀行、醫療福利人員、職員公園以及強積金受託人等。除了法律規定須將資料轉移予政府部門(如稅務局)以外,僱主在收集資料時或之前,需要將可能會轉移資料這一時告知有關的僱員。
資料屬於必要或可自願選擇提供
僱主需要在填寫資料的表格上清楚顯示必要項目,以及如果沒有提供某些資料,有關的事宜將不會獲得進一步的處理。就像是員工用來申請假期的表格一樣,僱員需要填寫的是個人資料以及請假日期。
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